Was macht eine Sekretärin? Eine einfache Frage mit unzähligen Antworten!
Wenn es um den Beruf Sekretärin geht, haben viele Menschen eine ziemlich genaue Vorstellung von den typischen Aufgaben: Geschäftsbriefe abtippen nach Diktat, stenografieren bei Besprechungen, die Ablage in Schuss halten, Unterlagen kopieren und natürlich Kaffee kochen. Das Problem ist nur: Dieses Bild ist falsch. Einiges davon ist Klischee und das, was nach Abzug der Vorurteile übrig bleibt, ist längst nicht mehr aktuell.
Kaum ein Berufsbild hat sich im Zuge der Globalisierung so stark verändert wie das der Sekretärin. Das Sekretariat ist längst schon zur Informations- und Koordinationszentrale einer Abteilung oder eines gesamten Unternehmens geworden, die Sekretärin zur Co-Managerin, die eigenverantwortlich Prozesse und Projekte steuert und nebenbei dem Chef den Rücken freihält.
Der Wandel spiegelt sich auch in den neuen Bezeichnungen wider, die von Assistentin über Executive Administrative Assistent bis zur neudeutschen Officemanagerin reichen.
Doch egal, was die Zukunft bringt, es steht fest: Sekretärin ist und bleibt einer der spannendsten und abwechslungsreichsten Jobs überhaupt.
Ein klar definiertes, einheitliches Aufgabenfeld lässt sich schwer ausmachen. Es ist diese Vielfalt der Möglichkeiten, die das Berufsbild so interessant macht.
Eine der Hauptaufgaben im Sekretariat ist die Chefentlastung – oder wie in meinem Fall, ich entlaste SIE in Ihrem Unternehmen, Sie können Sie auf Ihre Kernkompetenz konzentrieren!
Eigenverantwortliches Arbeiten ist Pflicht
Aber ganz gleich, ob die Sekretärin für den Chef oder fürs Team da ist, eines ist im Sekretariat immer unverzichtbar: die Bereitschaft und Fähigkeit zum eigenverantwortlichen Arbeiten. Für ein Höchstmaß an Eigenverantwortlichkeit entscheiden sich Sekretärinnen, die sich selbstständig machen und als virtuelle Assistenz für mehrere Kunden arbeiten.
Die klassischen Sekretariatsaufgaben
Und wo bleiben bei alldem die klassischen Sekretariatsaufgaben? Die erledigt die Assistentin natürlich nebenbei auch noch. Den Post- und E-Mail-Eingang verwalten, die Ablage organisieren, Büromaterial bestellen, Telefonate entgegennehmen und Gäste betreuen, Geschäftsbriefe verfassen, Dokumente und Verträge aufsetzen, sogar die Erstellung von Grafiken und Präsentationen oder die Pflege der Website – all diese Tätigkeiten gehören zum Berufsbild einer Sekretärin bzw. Assistentin dazu. Dass sie trotzdem in vielen Jobprofilen gar nicht auftauchen, zeigt nur, wie selbstverständlich sie für viele Arbeitgeber inzwischen geworden sind.
Von der Generalistin zur Expertin
Eines ist aber auch sicher: Der Wandel des Berufsbilds in der digitalisierten Arbeitswelt wird sich vor allem bei diesen Sekretariatsstandards bemerkbar machen. Gerade jene Aufgaben, die viele Menschen als typisch für Jobs im Sekretariat ansehen, lassen sich oftmals schon heute mit digitalen Helfern effizienter gestalten – und werden vielleicht in Zukunft ganz von der Technik übernommen.
Die klassische Sekretärin war eine Generalistin, die viele verschiedene Fähigkeiten vereinte. Wenn diese Fähigkeiten durch neue Technologien entbehrlich werden, müssen wir Sekretärinnen neue spezialisierte Aufgabenbereiche erschließen und darin Expertinnen werden.
Die Gelegenheit dazu kann sich im Arbeitsalltag ganz von selbst ergeben. Vor allem in kleineren und mittleren Unternehmen fehlt oft das Know-how für bestimmte Aufgaben. Und wen fragt man dann? Natürlich die Sekretärin und wenn es keine gibt, lagert man die Aufgaben extern aus.
Die DNA der Assistenz
Es mag überraschend klingen: Die beste Vorbereitung auf die Zukunft des Sekretariats ist der Blick zurück – auf das, was das Berufsbild schon immer ausgemacht hat. Und diese DNA der Assistenz ist eben nicht das Abtippen von Diktaten oder die Briefablage. Es sind vielmehr der Anspruch und die Fähigkeit der Sekretärin, ein kompetenter Partner und Dienstleister für alle im Unternehmen, Vorgesetzte wie Kollegen, oder Auftraggeber/Kunden zu sein.
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Jedes Jahr am letzten Mittwoch im April wird der Tag der Sekretärinnen/Sekretäre gefeiert!
Text angelehnt an https://www.sekretaria.de/karriere/sekretaerin-beruf/
